Invoices
Erstellung von Rechnungen
Rechnungen kannst du entweder automatisch aus eingegangenen Bestellungen generieren lassen oder manuell erstellen. In den Grundeinstellungen hast du die Möglichkeit, die automatische Erstellung von Rechnungen zu aktivieren. Sind diese Funktionen eingeschaltet, werden Rechnungen bei jeder Bestellung automatisch erzeugt und an die Kunden versendet.
Wenn du mit verschiedenen Kundengruppen arbeitest, kannst du die Automatisierungsfunktionen individuell anpassen. So lassen sich bestimmten Kundengruppen automatisch Rechnungen übermitteln, während du für andere die Rechnungen manuell erstellst. Diese Einstellungen kannst du in den Kundengruppen anpassen.
Erstellte Rechnungen kannst du jederzeit im PDF-Format herunterladen. Über den Button "Versenden" kannst du deine Rechnung manuell an den Kunden verschicken. Auch lassen sich bei Bedarf Stornorechnungen erstellen.
Rechnungsnummern
Jede Rechnung – ob automatisch oder manuell erstellt – erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer. Du kannst in den Grundeinstellungen einen eigenen Rechnungskreis festlegen, indem du einen Rechnungspräfix definierst. Idealerweise richtest du diesen vor der ersten Rechnungserstellung ein, um eine lückenlose Nummerierung sicherzustellen.
Bearbeitung von Rechnungen
Rechnungen lassen sich jederzeit bearbeiten – auch solche, die automatisch erstellt wurden. So kannst du bei Bestellfehlern, Retouren oder Reklamationen entsprechende Anpassungen vornehmen.
Bei jeder Rechnung können Adressat (Rechnungsadresse), Produkte und Basisdaten (Zahlungsreferenz, Rechnungs- und Lieferdatum, etc.) bearbeitet werden.
Über das Feld Zusatzinformation kannst deiner Rechnung individuelle Informationen hinzufügen, wie etwa Hinweise zu Steuern oder Gewährleistung. Das Feld findest du in den Basisdaten.
Gutschriften und Rabatte
Zahlungsgutschriften werden nicht als Rechnungsposten angegeben, sondern haben eine eigene Position auf der Rechnung. Diese sind ein Abzug des zu bezahlenden Betrages, verändern den Gesamtbetrag aber nicht – im Gegensatz zu Rabatten, welche auch Rechnungsposten sind.
Hinweis: Im Gegensatz zu Rabatten (zu Marketing-Zwecken) verändert ein Gutschein die Rechnungssumme und die Steuer nicht, sondern nur den zu zahlenden Betrag.
Gestalten der Rechnungsvorlage
Das Layout der Rechnung ist von Smarda festgelegt, du kannst aber alle Inhalte der Rechnungsvorlage bearbeiten:
Logo anpassen: Das Logo auf der Rechnung wird vom Shop-Logo übernommen. Du kannst aber auch eine eigenes Logo für sämtliche PDFs im Editor > Logo einspielen: https://smarda.app/#/logo
Rechnung Footertext: In den Grundeinstellungen lässt sich der Rechnung Footertext frei bearbeiten, ganz unten hier: https://smarda.app/#/settings
Textelemente der Rechnung: Du kannst alle vorgefertigten Textelemente der Rechnung individuell anpassen. Das machst du im Editor > Bezeichnungen im Abschnitt "Rechnung": https://smarda.app/#/labels
Automatisches Versenden von Rechnungen
In den E-Mail-Einstellungen kannst du im Bereich der Benachrichtigungsautomation den automatischen Versand von Rechnungen einstellen.
Du kannst entweder eine eigene Automation speziell für Rechnungen anlegen oder deine Rechnungen mit der Bestellbestätigung mitsenden, in dem du den Schalter für das Anhängen des Rechnungs-PDFs aktivierst.
