Rechnungen
Erstellung von Rechnungen
Rechnungen kannst du entweder automatisch aus eingegangenen Bestellungen generieren lassen oder manuell erstellen. In den Grundeinstellungen hast du die Möglichkeit, die automatische Erstellung von Rechnungen zu aktivieren. Sind diese Funktionen eingeschaltet, werden Rechnungen bei jeder Bestellung automatisch erzeugt. Der Versand ist davon getrennt: Er wird über die Benachrichtigungsautomationen in den E-Mail-Einstellungen eingerichtet – ohne eine solche Automation entsteht die Rechnung, geht aber nicht an den Kunden.
Wenn du mit verschiedenen Kundengruppen arbeitest, kannst du die Automatisierungsfunktionen individuell anpassen. So lassen sich bestimmten Kundengruppen automatisch Rechnungen übermitteln, während du für andere die Rechnungen manuell erstellst. Diese Einstellungen kannst du in den Kundengruppen anpassen.
Zusätzlich kann jede Zahlungsart die automatische Rechnungserstellung unterdrücken. Es greifen also drei Ebenen nacheinander: Grundeinstellungen → Kundengruppe → Zahlungsart. Voraussetzung ist außerdem ein Tarif mit Rechnungs-Funktion.
Erstellte Rechnungen kannst du jederzeit im PDF-Format herunterladen. Über den Button "Versenden" kannst du deine Rechnung manuell an den Kunden verschicken. Auch lassen sich bei Bedarf Stornorechnungen erstellen.
Rechnungsnummern
Jede Rechnung – ob automatisch oder manuell erstellt – erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer. Du kannst in den Grundeinstellungen einen eigenen Rechnungskreis festlegen, indem du einen Rechnungspräfix definierst. Idealerweise richtest du diesen vor der ersten Rechnungserstellung ein, um eine lückenlose Nummerierung sicherzustellen.
- Neue Shops starten mit dem Präfix SP – ändere ihn, bevor die erste Rechnung entsteht.
- Der Bindestrich zwischen Präfix und Nummer wird automatisch gesetzt (z. B. SP-1000). Das Präfix selbst darf keinen Bindestrich enthalten.
- Die erste Rechnung eines Shops bekommt die Nummer 1000, danach wird jeweils um eins erhöht.
- Ein Präfixwechsel startet keinen neuen Nummernkreis: Die Zählung läuft über alle Rechnungen des Shops weiter, und Stornorechnungen nutzen dieselbe Sequenz mit.
Smarda unterstützt das Rechnungsformat ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). In Deutschland und zunehmend auch in Österreich wird E-Rechnung immer wichtiger, weshalb Smarda das hybride Rechnungsformat bereits für die Erstellung von PDF-Rechnungen unterstützt. Dabei wird im Rechnungs-PDF eine XML-Datei (für Maschinen automatisch auswertbar) eingebettet. Das erfolgt vollautomatisch, du musst dafür nichts einstellen.
Bearbeitung von Rechnungen
Rechnungen lassen sich jederzeit bearbeiten – auch solche, die automatisch erstellt wurden. So kannst du bei Bestellfehlern, Retouren oder Reklamationen entsprechende Anpassungen vornehmen.
Bei jeder Rechnung können Adressat (Rechnungsadresse), Produkte und Basisdaten (Zahlungsreferenz, Rechnungs- und Lieferdatum, etc.) bearbeitet werden.
Rechnungsposten bearbeiten
Du kannst über den Button "Rechnungsposten hinzufügen" ein Produkt aus deinem Produktkatalog auswählen, um es mitsamt seiner Daten zur Rechnung hinzuzufügen.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, einen Posten manuell anzulegen. Hier musst du sämtliche Daten wie Name, Artikelnummer oder Preis händisch eintragen.
Gutschriften und Rabatte
Zahlungsgutschriften werden nicht als Rechnungsposten angegeben, sondern haben eine eigene Position auf der Rechnung. Diese sind ein Abzug des zu bezahlenden Betrages, verändern den Gesamtbetrag aber nicht – im Gegensatz zu Rabatten, welche auch Rechnungsposten sind.
Hinweis: Im Gegensatz zu Rabatten (zu Marketing-Zwecken) verändert ein Gutschein die Rechnungssumme und die Steuer nicht, sondern nur den zu zahlenden Betrag.
Gestalten der Rechnungsvorlage
Das Layout der Rechnung ist von Smarda festgelegt, du kannst aber alle Inhalte der Rechnungsvorlage bearbeiten:
Logo anpassen: Das Logo auf der Rechnung wird vom Shop-Logo übernommen. Du kannst aber auch eine eigenes Logo für sämtliche PDFs im Editor > Logo einspielen: https://smarda.app/#/logo
Rechnung Footertext: In den Grundeinstellungen lässt sich der Rechnung Footertext frei bearbeiten, ganz unten hier: https://smarda.app/#/settings
Textelemente der Rechnung: Du kannst alle vorgefertigten Textelemente der Rechnung individuell anpassen. Das machst du im Editor > Bezeichnungen im Abschnitt "Rechnung": https://smarda.app/#/labels
Automatisches Versenden von Rechnungen
In den E-Mail-Einstellungen kannst du im Bereich der Benachrichtigungsautomation den automatischen Versand von Rechnungen einstellen.
Du kannst entweder eine eigene Automation speziell für Rechnungen anlegen oder deine Rechnungen mit der Bestellbestätigung mitsenden, in dem du den Schalter für das Anhängen des Rechnungs-PDFs aktivierst.
Da bei Rechnungen immer ein Leistungsdatum (Lieferdatum) angegeben sein muss, wird es bei automatischer Rechnungslegung automatisch ermittelt: Ist an der Bestellung bereits ein Versanddatum hinterlegt, wird dieses verwendet. Andernfalls rechnet Smarda ab dem Tag der Rechnungserstellung plus die maximale Vorbereitungszeit aus den Versandeinstellungen – nicht ab dem Bestelldatum. Bei einer nachträglich erstellten Rechnung weicht das Datum daher ab.
